秋妍信息科技 2024-05-09 12:09:16 101 0
无纸化智能会议系统
解
决
方
案
在单位会议室中，会前的材料组织、报告文档打印、会议通知、会议记录、会议统计等组织安排工作即复杂又繁琐，参会人员只能通过纸质查看相关资料。应急机制较差，如会议人数增加、会议文件的更新等，会议管理者需现场修改、打印、重新装订资料，一些会议文件在会后无实际作用，无故增加了用纸量，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。所有这些问题，在传统手工工作模式下则很难得到有效解决。
随着科技的不断发展，社会不断进步，各行各业对节能环保要求越来越高，以牺牲自然资源和破坏自然环境为代价的时代已经过时。无纸化会议系统就是在这样的大环境下，应用于多媒体会议系统中，很快就体现了其优越性。
用纸浪费：印有议程、出席人员等的一些会议文件，在会后无实际作用，无故增加了用纸量。而且开会过程中分发的各种会议材料，大都单面印刷，人手一份，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。
文件回收问题：会后许多与会者将文件丢弃在会场，带走文件的同志也不知事后如何处理。文件回收问题得不到很好的解决。
保密隐患问题：由于企业内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。
这些问题，是前进中的问题、发展中的问题，我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。无纸化会议系统的出现，有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。
通过在会议室部署无纸化会议系统，可实现在企业会议前、中、后的一体功能管控与应用，把大量会议文档电子化，把大量会议应用功能界面化，使复杂的会议过程变得非常轻松、高效，同时具有保密性高，功能丰富、操作便捷、节能环保等特点。该系统在减少纸张消耗的同时，也大大提高了会议的效率，是发展绿色经济、低碳经济的必然要求，是高端会议的必然趋势。
无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是：会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该无纸化会议终端，同时无纸化会议终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。
